Gestão de agência e comunicação com cliente
Sua agência de um lado. Seu cliente do outro. Um sistema só.
O Clearside é onde a sua equipe produz e o seu cliente pede, acompanha e aprova, cada um pelo seu lado. Acaba o quadro duplicado, o gestor para de traduzir recado, e tudo o que foi combinado fica registrado com nome e horário.
Demonstração com um caso real, pelos dois lados. A gente configura a sua agência com você.
Beatriz enviou a v3. Você aprova ou pede ajuste.
Cada lado vê o que é dele. Tudo fica registrado.
Feito para agências que atendem por projeto e precisam provar o que foi combinado.
O problema
Você conhece o espelho.
Cada projeto vira dois quadros iguais: um para a gestão, outro para a equipe. O gestor recebe o pedido do cliente, reescreve para o time e devolve a resposta na mão. É o mesmo trabalho três vezes, e no fim ninguém tem prova do que foi combinado.
Dois quadros, um trabalho
Toda mudança precisa ser feita duas vezes. Uma delas é esquecida, e o quadro que o cliente vê deixa de bater com o que a equipe está fazendo.
O gestor vira tradutor
Quem devia decidir passa o dia copiando mensagem de um lado para o outro. O cliente acha burocrático. A equipe recebe a demanda de segunda mão.
A memória de reunião
Quando o cliente diz que aprovou outra coisa, o que existe é um e-mail perdido e a lembrança de cada um. Prova não é isso.
Como funciona
Do pedido do cliente até a prova.
Existe uma passagem só entre o lado do cliente e o quadro do time: a sua triagem. Antes dela, o pedido é dele. Depois dela, a entrega é da equipe.
O cliente pede sem abrir chamado
Ele entra com e-mail e senha e cai direto no espaço dele. Não vê a sua agência, não vê outros clientes, não escolhe categoria em menu nenhum. Ele escreve o que precisa, e o texto congela do jeito que ele escreveu.
A tela dele responde três perguntas, nesta ordem: o que precisa de mim, o que está andando, o que já ficou pronto.
A área do cliente. Ele decide, não administra.
Você decide o que entra
Nenhum pedido vira tarefa sozinho. Ele para na sua triagem, com o texto original e a assinatura de quem escreveu. Você aceita, e nasce uma entrega com código próprio. Ou recusa, e o motivo é obrigatório, porque recusa em silêncio é pior que pedido ignorado.
É aqui que o gestor deixa de ser tradutor: o pedido chega inteiro, e a distribuição para o time acontece do outro lado da parede.
A triagem. O pedido chega como o cliente escreveu.
A equipe trabalha no quadro dela
Um quadro só, sem espelho. Cada entrega tem código, prazo interno, responsável de verdade, briefing, referências e as etapas internas. Lista, quadro ou calendário, a escolha é de quem está olhando.
A equipe conversa em notas internas que o cliente nunca vê, e responde, curte e anexa dentro delas.
O dia a dia da equipe. Um quadro, não dois.
O cliente aprova o que você enviou
Entrega visível não quer dizer entrega para aprovar. O cliente só ganha o botão quando você envia a versão. Antes disso ele acompanha, e não aprova rascunho.
Um envio leva quantos arquivos forem precisos, e ele aprova o conjunto. A versão seguinte já nasce com os arquivos da anterior, então ninguém esquece de resubir o que não mudou.
O cartão de aprovação. Um envio, vários arquivos, uma decisão.
E tudo vira prova
Pedido, versões, decisões e a conversa com o cliente formam a trilha da entrega. Ela sai em PDF, preto no branco, porque precisa sobreviver a fotocópia, a impressora velha e a anexo de e-mail.
Cada linha tem nome de pessoa e horário. O que foi enviado não se apaga: dá para corrigir até enviar, depois é registro.
Protocolo 8F2C-0091
Campanha de verão
- 02 fev 09:14Pedido registrado por Ana Ribeiro. Texto congelado, imutável.
- 02 fev 15:40Triagem aceita por Tiago Moraes. O pedido virou entrega.
- 06 fev 18:02Versão 1 enviada por Beatriz Nunes.
- 07 fev 10:31Ajuste pedido pelo cliente: "trocar o claim do rodapé".
- 11 fev 16:20Versão 3 enviada por Beatriz Nunes.
- 12 fev 14:32Versão 3 aprovada por Ana Ribeiro.
A trilha da entrega, pronta para anexar em e-mail.
A diferença
Não é mais um quadro de tarefas com portal do cliente.
Quase todo sistema de agência resolve o cliente dando um portal a ele, e mantém dois quadros por baixo: o da agência e o espelho que vai para fora. O Clearside foi construído ao contrário.
Um quadro, não dois
Não existe "compartilhar o projeto com o cliente", porque não existe cópia para compartilhar. É a mesma entrega, com dois rótulos: a etapa que o time usa e a palavra que o cliente entende, o prazo interno e a data prometida. Muda uma vez, vale dos dois lados.
A parede é do banco, não da tela
O briefing interno, as notas da equipe e as horas por pessoa não chegam ao navegador do cliente. Não é a tela que esconde: o dado não é enviado. E cada agência é invisível para qualquer outra dentro do sistema.
Aprovação que não volta atrás
O pedido congela do jeito que o cliente escreveu, e o que foi enviado para aprovação não se apaga, nem por quem enviou. Dá para corrigir até enviar. Depois é registro. Aceite que alguém pode reabrir ou revogar não é prova.
O mesmo código nos dois lados
Cada entrega nasce com um código, do tipo VIT-128, e ele é a língua comum. O cliente cita no e-mail, a equipe acha na busca, o PDF carrega. Ninguém precisa descrever a peça para saber de qual está falando.
A parede
O que o seu cliente vê. E o que ele não vê.
A parede não é um filtro de tela que alguém pode esquecer de ligar. Ela vale no banco de dados: o cliente não consegue buscar o que não é dele, nem por acidente, nem por curiosidade. E a sua equipe nunca enxerga a camada do cliente.
A etapa tem dois rótulos: a língua do time e a palavra que o cliente entende. O código da demanda é a língua comum, o mesmo nos dois lados.
Quem executa
A lista da manhã já vem pronta.
Quem produz não abre três clientes para montar a lista de cabeça. O meu dia junta o que tem o nome da pessoa, atravessando os espaços, na ordem da urgência: ajuste pedido pelo cliente, atrasadas, vencem hoje, e os próximos sete dias.
O cronômetro fica na própria linha. Dar play não exige abrir o cliente, achar a entrega e rolar até o fim: a pessoa já está olhando o que vai fazer.
O meu dia. O que é meu, atravessando os clientes.
Para quem contrata horas
O cliente recebe o mês em PDF: o total contra o pacote contratado e a quebra por entrega. Nunca por pessoa. Nenhuma hora entra no painel dele.
Para quem gere a conta
Tempo é dado de pessoa, não de entrega. O gestor do espaço lê o time inteiro daquele espaço. Cada membro da equipe lê só o próprio.
O resto do sistema
O que mais vem junto.
Código da demanda
Cada entrega ganha um código sozinha, do tipo VIT-128. É a língua comum com o cliente: ele cita no e-mail e todo mundo acha na hora.
Avisos que chegam
Sino dentro do app, resumo por e-mail às 8h e às 14h, e notificação no aparelho na hora, com o app fechado. Nenhum deles leva o texto da mensagem.
Busca no conteúdo
Procura no título, no código, no briefing, nas notas e nas etapas. Ignora acento, diz onde casou e mostra o trecho.
Entregas que se repetem
O relatório de toda segunda, o post de toda quinta. A agência agenda uma vez, e cada ciclo nasce como entrega normal, com código e prazo próprios.
Etapas dentro da entrega
Dez distribuidores para cobrar, sete passos de um processo. Cada linha com estado, responsável e registro, tudo interno.
Modelos de entrega
Os materiais que a agência faz sempre viram molde: título, formato, tags, responsáveis e prazo já preenchidos. Quem confere e salva é a pessoa.
Reunião de ideias
Um quadro ao vivo para o brainstorm interno. As ideias marcadas viram uma apresentação para o cliente, e só o gestor publica.
Saber que ele viu
O cartão diz "visto por Ana em 12 fev" ou "o cliente ainda não abriu esta peça". São situações diferentes, e você liga sabendo qual é.
Aprovar em lote
Quando o cliente tem oito peças esperando, ele marca as que aprova e resolve de uma vez. Cada uma continua com registro próprio.
Cada agência é uma casa
O que protege o dado.
Duas paredes
Agência e cliente. Agência e agência. A proteção mora no banco de dados, linha a linha, e é atacada por testes automáticos a cada mudança, fingindo ser o lado que não pode ver.
Cópia três vezes ao dia
Os dados são copiados três vezes ao dia e os arquivos toda semana, para fora do fornecedor do banco. A restauração foi ensaiada de ponta a ponta, com as paredes provadas de novo no banco restaurado.
Senha, tráfego e arquivos
Senha guardada como hash, nunca em texto. Tráfego cifrado. Arquivos em cofre privado, com link assinado por pessoa e por tempo.
Perguntas
O que costumam perguntar.
Meu cliente precisa criar conta? Outros sistemas aprovam por link, sem login.
Precisa, e é de propósito. Link sem login aprova em nome de quem estiver com o link: encaminhado para o estagiário, para o fornecedor ou para o grupo do WhatsApp, o aceite continua valendo e ninguém sabe quem clicou.
Aqui quem aprova é uma pessoa com nome, e é isso que faz a trilha dizer "aprovado por Ana Ribeiro, 12 fev, 14:32" e valer como prova. É também o que permite saber se o cliente abriu a peça. Na prática, é um e-mail e uma senha, uma vez.
Meu cliente vai precisar aprender a usar?
Ele entra e cai direto na área dele, que tem três blocos: o que precisa dele, o que está andando e o que já ficou pronto. Não existe menu de projeto, categoria nem configuração. A tela dele foi feita para decidir, não para administrar.
Ele consegue ver o que a minha equipe conversa?
Não. As notas internas, o briefing, o prazo interno e as horas por pessoa não chegam ao navegador dele: não é que a tela esconda, é que o dado não é enviado pelo servidor. Ele vê a etapa com o rótulo dele, a data dele e a conversa que é dele.
Essa separação é testada a cada mudança no sistema, com um teste que entra como cliente e tenta buscar o que não é dele.
Outra agência pode ver a minha operação?
Não. Cada agência é uma casa fechada dentro do sistema, e a separação vale no banco de dados, do mesmo jeito que a separação entre agência e cliente. Não existe usuário administrador que enxergue todas as agências, nem para nós.
Serve para quantos clientes?
Cada cliente é um espaço, sem limite de quantidade. A mesma pessoa da sua equipe pode ser gestora num espaço e da equipe noutro, e ela só enxerga os espaços em que está.
Funciona no celular?
Sim, pelo navegador, sem instalar nada, e o seu cliente aprova do celular como aprova do computador. O aviso chega no aparelho com o app fechado; no iPhone basta adicionar à tela de início.
Os dados são meus? Consigo tirar de lá?
São seus. A trilha de qualquer entrega sai em PDF quando você quiser, e o relatório de horas do mês também. Os dados e os arquivos são copiados três vezes ao dia e toda semana para fora do fornecedor do banco, e a restauração é ensaiada de ponta a ponta. Se você precisar da base inteira, a gente prepara e entrega.
Quanto custa?
Fale com o nosso time e a gente monta a proposta certa para o tamanho da sua agência e para o número de clientes que você atende. Você conversa direto com quem construiu o sistema, sem formulário de qualificação no caminho.
Como começa
Uma demonstração, depois a sua agência.
Você vê o produto com um caso real, pelos dois lados: o que a equipe faz e o que o cliente recebe. Depois configuramos a sua agência e o primeiro espaço, e a sua equipe entra por um lado enquanto o seu primeiro cliente entra pelo outro.
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